Aufgabenprofil der Verwaltungsleitung

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Im Rahmen der ihnen übertragenen Vollmachten nehmen die Verwaltungsleitungen zusammen mit den Kirchenverwaltungsvorständen die Geschäftsführung der in wirtschaftlichen, baulichen, organisatorischen und personellen Belangen wahr. Grundsätzlich kommen der Verwaltungsleitung fünf Aufgabenschwerpunkte zu.

Auf Grund einer entsprechenden Beauftragung durch den Leitenden Pfarrer kommen der Verwaltungsleitung im Seelsorgebereich folgende Aufgaben zu:

I. Unterstützung bei der Leitung des Seelsorgebereichs

• Leiten und Organisieren der gemeinschaftlichen Pfarrverwaltung am Verwaltungssitz
• Vorbereiten und Nachbereiten der Sitzungen des Gemeinsamen Verwaltungsausschusses in Zusammenarbeit mit den Kirchenverwaltungsvorständen und den Kirchenpflegern
• Teilnahme an den Sitzungen des Gemeinsamen Verwaltungsausschusses in beratender Funktion sowie Einsicht in die Protokolle
• Moderieren der Sitzungen des Gemeinsamen Verwaltungsausschusses auf Anfrage
• Führen der Geschäfte der laufenden Verwaltung (siehe Anlage 6)
• Zusammenarbeit mit den Dienststellen im Erzbischöflichen Ordinariat
• Organisationsentwicklung
• Öffentlichkeitsarbeit in Zusammenarbeit mit Haupt- und Ehrenamtlichen

Bei Vollmachtserteilung durch die Kirchenverwaltungen kommen der Verwaltungsleitung folgende weitere Aufgabenschwerpunkte zu:

II. Unterstützung bei der Leitung der Kirchenstiftungen

• Vorbereiten und Nachbereiten der Kirchenverwaltungssitzungen in Zusammenarbeit mit dem Kirchenverwaltungsvorstand und dem Kirchenpfleger
• Teilnahme an der Kirchenverwaltungssitzung in beratender Funktion sowie Einsicht in die Protokolle
• Moderieren der Kirchenverwaltungssitzungen auf Anfrage
• Führen der Geschäfte der laufenden Verwaltung (siehe Anlage 6)
• Koordinieren der jeweiligen Kirchenstiftungen in wirtschaftlichen, personellen, baulichen und organisatorischen Angelegenheiten
• Zusammenarbeit mit den Dienststellen im Erzbischöflichen Ordinariat
• Organisationsentwicklung
• Öffentlichkeitsarbeit in Zusammenarbeit mit Haupt- und Ehrenamtlichen

III. Personelle Aufgaben

• Führen der unterstellten Mitarbeitenden aufgrund des übertragenen Direktionsrechtes
• Vorbereiten von Stellenausschreibungen
• Beteiligung an der Personalauswahl
• Bei Bestellung zur Mitarbeiterin/zum Mitarbeiter in leitender Stellung: Dienstgebervertretung im Sinne der Mitarbeitervertretungsordnung (MAVO)
• Verantwortung für die Einhaltung und Umsetzung einschlägiger rechtlicher Vorgaben zu Prävention, Daten-, Arbeits- und Gesundheitsschutz
• Administrative Personalaufgaben

• Personalplanung
• Erstellen/Aktualisieren von Stellenbeschreibungen
• Zeiterfassung
• Verfassen von Zeugnisentwürfen
• Führen von Mitarbeitergesprächen
• Personalentwicklung

IV. Finanzen und Vermögen

• Verantwortung für die Erstellung von Jahresrechnungen/Haushaltsplänen
• Verantwortung für die Erstellung und Abgabe notwendiger Steuererklärungen
• Verantwortung für das Rechnungswesen und das Mahnwesen
• Erstellen von Auswertungen, Wirtschaftlichkeitsprüfung
• Sicherstellen der Einhaltung der Vorgaben der kirchlichen Stiftungsaufsicht (z.B. Spendenwesen)
• Beraten bei Geldanlagen
• Beantragen von Zuschüssen
• Einholen von Angeboten und Vergabe von Aufträgen bei Beschaffungsmaßnahmen (im Rahmen des genehmigten Haushalts bzw. der gefassten Kirchenverwaltungsbeschlüsse)
• Klärung von Versicherungsfragen und Abwicklung von Versicherungsfällen

V. Immobilien und Liegenschaftsverwaltung

• Koordinieren und vorbereiten der Grundstücks- und Immobilienverwaltung und des Facility-Managements (z. B. Grundstücksgeschäfte, Erbbaurechte, Verpachtungen, Vermietungen, Nebenkostenabrechnungen)
• Unterstützen bei der Abwicklung von Baumaßnahmen

Bei der Erfüllung aller Aufgaben sind die geltenden Rechtsnormen und Richtlinien einzuhalten.