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Einführung der Gemeinschaftlichen Pfarrverwaltung im Seelsorgebereich
Jeder Seelsorgebereich ist angehalten, sich in der Umsetzungs- und Begleitperiode mit dem Konzept der Gemeinschaftlichen Pfarrverwaltung zu beschäftigen. Verantwortlich hierfür ist der Leitende Pfarrer.
Inwieweit die Gemeinschaftliche Pfarrverwaltung im Seelsorgebereich umgesetzt wird, hängt von den Verantwortlichen der Kirchenstiftungen (Kirchenverwaltungen) ab.
Die Einführung der Gemeinschaftlichen Pfarrverwaltung ist in jedem Seelsorgebereich ein eigenes Projekt. Das konkrete, angepasste Vorgehen wird vor dem Projektbeginn im Seelsogebereich in einem Gespräch zwischen dem Leitenden Pfarrer und den Projektmitarbeitenden der Stabstelle Diözesane Entwicklung abgestimmt.
Die Einführung der Gemeinschaftlichen Pfarrverwaltung geschieht in der Regel in folgenden fünf Schritten:
- Erhebungsphase
Erhebung der Verwaltungssituation im Seelsorgebereich mittels eines digitalen Erhebungsbogens - Auswerung und Konzepterstellung
- Konzeptvorstellung und Anpassung
Konzeptbesprechung mit dem Leitenden Pfarrer, ggf. Anpassung; Vorstellung des Kozepts bei den Kirchenpflegern und anschließend Abstimmung bei den Kirchenverwaltungen - Umsetzungsphase 1
Einführung der neuen IT-Struktur, Zusammenführung der Meldedaten, elekotronisch Ablage gemäß Aktenplan - Umsetzungsphase 2
Mittel und langfristige Anpassungen beim Gebäudebestand; Evaluation
Fragestellungen im Zuge des Teilprojektes der Gemeinschaftlichen Pfarrverwaltung
- Wie ist die Verwaltung im Seelsorgebereich aktuell organisiert?
- Welche Ressourcen stehen dem Seelsorgebereich aktuell/zukünftig für die Verwaltung zur Verfügung?
- Wie können die Aufgaben der Pfarrverwaltung im Seelsorgebereich sinnvoll gebündelt und verortet werden?
- Wie kann eine Gemeinschaftliche Pfarrverwaltung finanziert werden (Umlagefinanzierung, Bildung einer Gemeinsamen Rechtsplattform, z.B. einer Gesamtkirchengemeinde, …)?
Folgende Dienstleistungen und Materialien werden durch die Stabsstelle Diözesane Entwicklung im Teilprojekt zur Verfügung gestellt:
- Je eigener Teilprojektplan;
- Erhebungsbogen zur aktuellen Verwaltungssituation und Auswertung;
- Kommunikation der Ergebnisse der Erhebung an den SSB;
- Konzeptentwurf für ein je eigenes angepasstes Konzept der Gemeinschaftlichen Pfarrverwaltung mit Empfehlungen für:
- Besetzung und Öffnungszeiten der einzelnen Büros;
- Aufgabenverteilung in den einzelnen Büros;
- Vertretungsregelungen und Bürobesetzungsplan;
- die Finanzierung der Pfarrverwaltung;
Der Referent und die Projektassistentin unterstützen die Seelsorgebereiche bei der Umstellung auf die Gemeinschaftliche Pfarrverwaltung.